A Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (“NAIH“) a közelmúltban közzétette a munkahelyi adatkezelések alapvető követelményeiről szóló tájékoztatóját (“Tájékoztató“). A Tájékoztató célja, hogy iránymutatást adjon a munkahelyi adatkezelés szabályairól mind a munkáltatók, mind a munkavállalók számára. A Tájékoztató alapvetően a NAIH munkahelyi adatkezeléssel kapcsolatos eddigi gyakorlatának összefoglalása. A lentiekben – a teljesség igénye nélkül – a Tájékoztatóban említett néhány érdekesebb kérdéskört kívánunk megvilágítani.

Az álláspályázatra jelentkező közösségi oldalon létrehozott profiljának megtekintése

A közösségi média egyre nagyobb ütemű elterjedése miatt manapság már nem meglepő, hogy a munkáltató az ilyen oldalakon, de különösen a Facebook-on (vagy akár Twitter-en, Instagram-on vagy a LinkedIn-en) “utánanéz” az állásra jelentkezőknek. A NAIH véleménye szerint életszerűtlen elvárni a munkáltatótól azt, hogy ne tekinthesse meg a közösségi oldalon a jelentkező által közölt, bárki számára hozzáférhető nyilvános adatokat. A munkáltatónak ugyanis jogos érdeke fűződik ahhoz, hogy a legmegfelelőbbnek vélt jelentkezőt vegye fel. Fontos megjegyezni, hogy a Facebook és más közösségi oldalak felhasználói maguk határozhatják meg azt, hogy a profiljukon közölt egyes információkhoz kik férhetnek hozzá: csak a felhasználó, a felhasználó barátai, követői vagy esetlegesen bárki.

A NAIH kiemeli, hogy a közösségi oldalak megtekintése során azonban a munkáltatónak egyes adatvédelmi követelményekre figyelemmel kell lennie. Fontos, hogy a munkáltató előzetesen tájékoztassa a jelentkezőket annak tényéről, hogy a pályáztatás során a jelentkezők különböző közösségi oldalakon létrehozott profilját megtekintheti. Az előzetes tájékoztatás következtében a jelentkezőnek lehetősége nyílik arra, hogy az olyan adatokat, amelyeket nem kíván a munkáltató tudomására hozni, “elrejthesse” a profilján. A munkáltató továbbá kizárólag a nyilvános és bárki számára hozzáférhető adatokat ismerheti meg, nem jogosult azonban a korlátozottan nyilvános adatok megismerésére. Ilyenek például a zárt Facebook csoportokban vagy a nem nyilvános profilokon közölt adatok. Az előzetes tájékoztatást követően a nyilvános és bárki számára hozzáférhető adatok közül is kizárólag az álláspályázat vagy a betöltendő munkakör szempontjából lényeges információk ismerhetőek meg (nem tartozik ezek közé például a magánéletre, párkapcsolatra, vallásra vonatkozó adat). Megjegyzi végül a NAIH, hogy a jelentkező közösségi oldalon létrehozott profiljának, magatartásának megtekintése után az érintettre vonatkozó következtetés levonható, azonban további adatkezelési műveletek végzése már jogellenesnek minősül (pl. profiloldal lementése, tárolása).

A pályázatok, önéletrajzok megőrzése

A NAIH kiemeli, hogy az önéletrajzokkal összefüggésben az adatkezelés célja az, hogy a meghirdetett munkakör betöltésre kerüljön. Amint ez megtörténik, úgy az adatkezelés célja megszűnik és a fel nem vett jelentkezők adatait törölni kell. A fel nem vett jelentkezők pályázatai kizárólag kifejezett, egyértelmű és önkéntes hozzájárulás alapján őrizhetőek meg, amennyiben ez az adatkezelési cél elérése érdekében szükséges. Nem megfelelő gyakorlat a munkáltató részéről, ha a jelentkezést elutasító válaszlevélben a jelentkezőt tájékoztatja a pályázat kedvezőtlen elbírálásáról, valamint ezzel egyidejűleg arról, hogy az önéletrajzot a jövőben megnyíló pozíciókról történő értesítés céljából megőrzi. Ilyen esetben ugyanis hiányzik a kifejezett, egyértelmű és önkéntes hozzájárulás a pályázó részről, hiszen a NAIH véleménye szerint az önéletrajz elküldése nem jelenti azt, hogy a pályázó hozzá is járul az önéletrajzának megőrzéséhez. A Tájékoztató szerint ilyen esetben a pályáztatás lezárását követően kell a munkáltatónak hozzájárulást kérnie a jelentkezőktől, melynek során meg kell jelölnie egy konkrét, az adatkezelés céljához és az adatkezelés pontosságának elvéhez igazodó adatkezelési időtartamot is.

A munkavállaló ellenőrzése

A munkahelyi adatkezeléssel összefüggő legtöbb adatvédelmi kérdést a munkavállalók ellenőrzése veti fel. Az ellenőrzés egyes fajtáira vonatkozóan – mint például a munkavállalók kamerás megfigyelése, a munkahelyi számítógép, internet vagy a “céges” mobiltelefon ellenőrzése – a NAIH már részletes gyakorlatot alakított ki, amit a Tájékoztatóban foglal össze. Az alábbiakban a céges laptop ellenőrzésére, valamint a GPS navigációs, illetve a biometrikus rendszerek alkalmazhatóságára térünk ki.

A “céges” laptop ellenőrzése

A munkáltatónak előzetes intézkedésként egy belső szabályzatot kell létrehoznia, melyben tájékoztatja a munkavállalókat az ellenőrzés legfontosabb körülményeiről. A szabályzatnak különösen ki kell térnie arra, hogy a céges laptop magáncélú használata engedélyezett-e, hogy milyen feltételekkel készíthet a munkáltató a laptopról biztonsági mentést, és hogy melyek az ellenőrzési eljárás részletes szabályai. Amennyiben a magáncélú használat engedélyezett, úgy az előzetes intézkedések keretében a munkáltatónak gondoskodnia kell arról is, hogy a céges laptop merevlemezén több partíciót hozzon létre, amelyek közül az egyiken a munkavégzéssel, a másikon pedig a magáncélú használattal kapcsolatos adatok tárolhatóak. Ennek azért van jelentősége, mert a munkáltató az ellenőrzés során kizárólag a munkavégzéssel kapcsolatos adatokat ismerheti meg és ellenőrizheti.

Továbbá a céges laptop ellenőrzése során a munkáltatónak további általános adatvédelmi követelményeket is figyelembe kell vennie. Így például az ellenőrzés előtt a munkáltatónak el kell végeznie az érdekmérlegelési tesztet tekintettel arra, hogy ilyenkor az adatkezelés jogalapja a munkáltató jogos érdeke. A NAIH szerint a legfontosabb figyelembeveendő adatvédelmi alapelvek közé tartozik a célhoz kötött adatkezelés elve, a szükségesség-arányosság követelménye és az érintett munkavállalók magánszférájának tiszteletben tartása. A NAIH felhívja továbbá az adatkezelők figyelmét a fokozatosság elve alapján kialakítandó lépcsőzetes ellenőrzési rendszerre is. A fokozatosság elve megköveteli egy olyan ellenőrzési rendszer létrehozását, amelyben érvényesül mind a személyes adatok, mind pedig a munkavállalói magánszféra védelme. Erre tekintettel főszabály szerint biztosítani kell, hogy a munkavállaló maga is jelen lehessen a céges laptop ellenőrzése során és jelezhesse valamely e-mail vagy fájl megnyitása előtt, amennyiben azok nem munkaviszonnyal összefüggő személyes adatokat tartalmaznak.

A Tájékoztató további, speciális követelményeket határoz meg arra az esetre, ha a munkáltató a szabályzatban kifejezetten megtiltja a magáncélú laptop használat lehetőségét. A NAIH szerint, amennyiben a munkavállaló kifejezett tiltás ellenére magáncélra is használja a céges laptopot, úgy a munkáltató ebben az esetben is pusztán a személyes használat tényét rögzítheti, erről vehet fel jegyzőkönyvet. Nincs tehát a munkáltatónak lehetősége arra, hogy a céges laptopon tárolt, nem munkaviszonnyal összefüggő személyes adatokat tárolja vagy, hogy rögzítse azok típusát (például, hogy a munkavállaló milyen fényképeket, videókat vagy más dokumentumokat tárolt a laptopon).

A NAIH ezen álláspontja összhangban áll és megerősíti a NAIH-421/2013/H és a NAIH/2015/1402/H ügyekben hozott NAIH döntések tartalmát. A tényállás szerint a munkáltató az ellenőrzés során a céges laptopon tárolt személyes adatokat az ellenőrzést követően egy CD lemezen megőrizte, abból a célból, hogy az esetleges bírósági eljárásban az őt terhelő bizonyítási kötelezettségének eleget tudjon tenni. A NAIH mindkét határozatban arra a megállapításra jutott, hogy a munkáltató magatartása a hatályos adatvédelmi jogszabályi rendelkezésekbe ütközött, mert a munkaviszonnyal össze nem függő személyes adatokat kezelt. Itt megjegyezzük, hogy ez a megszorító megközelítés kihívások elé állíthatja a munkáltatókat egy munkaügyi perben. Kérdéses lehet, hogy például egy munkaügyi perben elegendő bizonyítéknak minősül-e a magáncélú használat tényének jegyzőkönyvben való rögzítése egy azonnali hatályú felmondás indokának bizonyításával kapcsolatban.

GPS navigációs rendszer alkalmazhatósága

A GPS rendszerek alkalmazása esetén az adatkezelés jogalapja szintén a munkáltató jogos érdeke, így a munkáltatónak a rendszer bevezetése előtt ilyen esetben is el kell végeznie az érdekmérlegelési tesztet. Az érdekmérlegelési teszt során jelentős kérdés, hogy a munkáltató milyen cél érdekében kívánja a GPS rendszert alkalmazni. A NAIH álláspontja szerint a GPS navigációs rendszer bevezetése indokolt és jogszerű lehet például:

• a munkafolyamatok hatékonyabb megszervezése érdekében (például a futárok esetében),
• ha a jármű szállítmányának, rakományának vagy magának a járműnek a jelentős értéke ezt indokolja,
• a munkavállaló életének, testi épségének megóvása érdekében (például konfliktus zónán keresztül történő áruszállítás esetén).

A GPS navigációs rendszer alkalmazhatóságának további feltétele, hogy a munkáltató a lényeges körülményekről (például a rendszer alkalmazásának célja, a munkáltatói oldalról a rendszerhez hozzáférő személyek, az adatok megismerésének szabályai) tájékoztatást adjon a munkavállalók részére. Végül megjegyzi a NAIH, hogy ilyen ellenőrzés kizárólag munkaidőben történhet és biztosítani kell a munkavállalónak azt a lehetőséget, hogy munkaidőn kívül a GPS-t kikapcsolhassa.

Biometrikus rendszerek alkalmazhatósága

A biometrikus rendszerek alkalmazására vonatkozóan a NAIH mindezidáig nem bocsátott ki részletesebb útmutatást, a Tájékoztatóban leginkább az európai uniós Adatvédelmi Munkacsoport 3/2012. számú véleményben foglaltakra hivatkozik. A 3/2012. számú vélemény szerint a biometrikus rendszerek alkalmazásának fő célja a személyek automatikus azonosítása, hitelesítése illetve ellenőrzése. A biometrikus adatoknak két kategóriája van:

• a fizikai illetve fiziológiai alapúak (például az ujj-lenyomat ellenőrzés), és
• a viselkedés alapúak (például a gépírás elemzése).

A biometrikus rendszereken keresztül végzett adatkezelés három folyamatból áll: a biometrikus felvételből, tárolásból és megfeleltetésből. A biometrikus felvétel során a biometrikus adatok valamilyen biometrikus forrásból való kinyerése és az egyénhez való kapcsolása történik (ujjlenyomat felvétele). Ehhez tipikusan az érintett személyes közreműködése szükséges. A biometrikus tárolás a felvétel során megszerzett adatok tárolását jelenti, például az egyén által hordozott eszközön (például valamilyen intelligens kártyán) vagy egy központosított adatbázisban. A biometrikus megfeleltetés során pedig a felvett adatoknak egy új mintából gyűjtött biometrikus adatokkal való összevetése történik, azonosítás vagy ellenőrzés céljából.

A biometrikus rendszerekkel kapcsolatos legfontosabb adatvédelmi követelmény az arányosság kritériuma. Az arányosságnak való megfelelés vizsgálata során különösen arra kell tekintettel lenni, hogy:

• a rendszer valóban szükséges és elég hatékony-e az elvárt igény kielégítéséhez,
• arányos-e az elvárt előnyökkel, amennyiben a rendszer használata miatt sérül az érintett magánéletének védelme,
• létezik-e más olyan módszer, amely kisebb mértékben avatkozik be az érintettek magánéletébe.

A biometrikus rendszer alkalmazhatóságára példaként a NAIH azt az esetet említi, amikor a munkáltató biometrikus beléptetési rendszert használ azért, hogy a kutatólaboratóriumban a munkavállalók által vizsgált halálos vírusok ne szabadulhassanak ki. Ezzel szemben a NAIH véleménye szerint például az ujjlenyomatos munkaidő-nyilvántartás nem arányos módja a munkavállalók ellenőrzésének.

dr. Tarján Zoltán, ügyvéd és dr. Laribi Karim, ügyvédjelölt
zoltan.tarjan@twobirds.com
Tel.: +36 1 799 2000
Knight Bird & Bird Iroda