A digitalizáció következében kialakuló és napi szinten generálódó hatalmas adatmennyiség és annak elemzése (big data elemzés), új kihívásokat és lehetőségeket teremt mind a vállalatok elemzőinek, mind a HR vezetőknek. A big data elemzés gyorsabb és megalapozottabb személyzeti döntések meghozatalát teszi lehetővé és a vállalaton belüli hatékonyság növeléséhez is hozzájárulhat.

HR területen az adatelemzés lehetővé teszi a toborzás hatékonyabb és eredményesebb lebonyolítását. Az adatelemzés eredményeként megállapítható, hogy mely szervezeti egységek túlterheltek, és melyek azok, ahol kapacitás kihasználatlanság van. Ez lehetővé teszi a vállalati struktúrán belüli átcsoportosítást vagy átszervezést, és így további munkaerő felvétele nélkül kerülhet sor a vállalati munkateher és működés optimalizálására. Az adatelemzés segítséget nyújt a HR tervezésben, hiszen lehetővé teszi annak meghatározását, hogy a tervezett munkamennyiség növekedéséhez hány és milyen képzettségű újabb munkavállaló felvétele szükséges. A big data elemzés lehetővé teszi a már felvett munkavállalók teljesítményének pontosabb értékelését. Továbbá az adatelemzés következtében a HR vezetők pontosabb tájékoztatást kaphatnak a különböző tréningek eredményességéről is.

I. Toborzás és az alkalmazott munkaerő vizsgálata

1. Automatizált munkaerő toborzás (“e-recruitment”)

A munkaerő toborzásának egyik új fajtája az e–recruitment, melynek során az adatelemzés kiemelten fontos szerepet kap, hiszen a jelentkezők kiválasztása emberi beavatkozás nélkül történik. A toborzási folyamat adatelemzésen alapuló automatizálásával idő és erőforrás szabadítható fel a HR-en belül, illetve az hozzásegíthet a megalapozottabb és elfogulatlanabb döntések meghozatalához.

2. Az alkalmazott munkaerő hatékonyságának vizsgálata

Az alkalmazott munkaerő hatékonyságának vizsgálatával összefüggő elemzéshez szükséges adatok nagy része jellemzően a vállalat rendszereiben rendelkezésre áll. A munkavállalók például jelenléti ívet vezetnek arról, hogy pontosan hány órakor kezdték meg a munkát és hány órakor fejezték azt be, látható, hogy egy nap hány ügyféllel beszéltek telefonon, hány e-mait írtak, mennyi időt fordítanak a különböző feladatok elvégzésére és így tovább. A vállalat vezetői a hatékonyság adatelemzésen alapuló vizsgálata következtében pontos képet kaphatnak az egyes munkavállalók teljesítményéről, az egyes munkavállalók illetve területek leterheltségéről, az esetleges kihasználatlan kapacitásról.

II. Az új adatvédelmi szabályozás

A big data elemzés elkerülhetetlenül felvet az adatvédelemi jogi kérdéseket. Az Európai Uniós (“EU“) adatvédelmi szabályozásban jelentős változást hoz majd az Európai Parlament és a Tanács 2016/679 rendelete a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (“GDPR“). A GDPR szabályait 2018. május 25-től kell majd alkalmazni és ezzel az EU-s adatvédelem új korszakába lép majd. A GDPR tovább egységesíti az EU tagállamok adatvédelemre vonatkozó szabályait, továbbá erősíti az adatalanyok alapvető jogait és jelentősen megemeli a vállalatok számára a bírságkockázatot. A big data elemzéssel kapcsolatban lényeges kérdés, hogy az mely jogalapokon lesz lehetséges HR környezetben.

1. Profilalkotás

A profilalkotás fogalma

A GDPR 4. cikk 4. pontja értelmében a profilalkotás személyes adatok automatizált kezelésének bármely olyan formája, amelynek során a személyes adatokat valamely természetes személyhez fűződő bizonyos személyes jellemzők értékelésére, különösen a munkahelyi teljesítményhez, gazdasági helyzethez, egészségi állapothoz, személyes preferenciákhoz, érdeklődéshez, megbízhatósághoz, […] kapcsolódó jellemzők elemzésére vagy előrejelzésére használják. A profilalkotás lényege, hogy az érintettel kapcsolatos személyes adatok összegyűjtése és automatizált elemzése következtében lehetővé tegye valamilyen az érintettre vonatkozó következtetés levonását, sok esetben valamilyen döntés meghozatalát. Fontos azonban megjegyezni, hogy a bár a profilalkotás eredményeként sokszor valamilyen döntés meghozatalára kerül sor, azonban ez nem feltétlenül minősül automatizált döntéshozatalnak. Az automatizált döntéshozatal kritériuma az, hogy kizárólag automatizált adatkezelésre kerüljön sor (emberi beavatkozás nélkül) és a döntés az érintettre nézve joghatással járjon vagy hasonlóan jelentős mértékben érintse.

Profilalkotás a HR tevékenység során

Véleményünk szerint az alkalmazott munkaerő hatékonyságának big data alapú vizsgálata (munkavállalók teljesítményének, kapacitás kihasználtságának elemzése) és az az alapján meghozott döntés (vállalaton belüli átszervezés, átcsoportosítás, munkateher optimalizálás) jellemzően profilalkotásnak minősül és így a GDPR szabályai alkalmazandóak. A személyes adatokat ugyanis a munkavállaló munkahelyi teljesítményéhez kapcsolódó jellemzők elemzésére vagy értékelésére használják, és az alapján kerül sor egy döntés meghozatalára. Az ilyen döntés azonban nem feltétlenül minősül joghatással vagy hasonló jelentős hatással járó döntésnek és ebben az esetben automatizált döntéshozatalra nem kerül sor.

A profilalkotás jogalapja

A GDPR-ban nem található egyértelmű rendelkezés illetve korlátozást arra vonatkozóan, hogy profilalkotás esetében melyek a lehetséges jogalapok. A 29-es cikk szerinti munkacsoport 2017. október 3-án automatizált döntéshozatallal és profilalkotással kapcsolatos iránymutatás tervezetet (“WP 29 Iránymutatás”) bocsátott ki. A WP 29 Iránymutatás értelmében a profilalkotás alapulhat többek között az adatalany hozzájárulásán, az adatkezelő vagy harmadik személy jogos érdekén, illetve számos további jogalap is alkalmazható lehet adott estben (pl. szerződés teljesítéséhez szükséges, jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges stb.).

Lényeges, hogy munkavállalók személyes adatainak felhasználásával történő profilalkotás esetén a munkavállaló hozzájárulása nem megfelelő jogalap, mivel a munkavállaló hozzájárulása – az alá – fölérendeltségi viszony miatt – az esetek túlnyomó többségében nem tekinthető önkéntesen megadott hozzájárulásnak.

Véleményünk szerint a munkavállalók teljesítményének értékelése, a hatékonyság növelése, a kihasználtság optimalizálása megfelelő munkáltatói jogos érdeknek minősülhetnek. Azonban a WP 29 Iránymutatás illetve a 29-es cikk szerinti munkacsoportnak a 06/2014-es jogos érdekre vonatkozó iránymutatása alapján számos körülményt figyelembe kell venni az érdekmérlegelési teszt elvégzésekor, így például a létrehozandó profil részletezettségét, a profilalkotás kiterjedtségét és adatalanyra gyakorolt hatását, valamint a garanciális és adatbiztonsági intézkedéseket. A 29-es cikk szerinti munkacsoport véleménye szerint kiterjedt mértékű profilalkotás, melynek során más kontextusban és más célra gyűjtött adatokat használnak fel nagy valószínűséggel nem végezhető a munkáltató jogos érdekére hivatkozással. Míg az ésszerű mértékű profilalkotás, amelyre a munkavállaló számíthat adott körülmények között végezhető a munkáltató jogos érdeke alapján. Minderre tekintettel a fenti HR területen végzett big data elemzések esetében jelenleg nem könnyű egyértelmű tanácsot adni. Kritikus fontosságú kérdés, hogy ebben az esetben a jogos érdek megfelelő jogalap lehet-e, mivel más alternatívát jogalap tekintetében nem látunk. Remélhetőleg a 2018 májusa utáni hatósági gyakorlat illetve az Európai Adatvédelmi Testülete iránymutatásai több eligazítást fognak adni ebben a körben.

2. Automatizált döntéshozatal

Az automatizált döntéshozatal fogalma

A GDPR 22. cikk (1) bekezdése szerint az automatizált döntéshozatal egy:

• kizárólag automatizált adatkezelésen alapuló,
• olyan döntés, amely az érintettre nézve joghatással járna vagy az érintettet hasonlóképpen jelentősen érintené.

Lényeges, hogy ebben az esetben emberi beavatkozásra nem kerül sor, illetve hogy a döntés az érintettre vonatkozóan joghatással illetve hasonló jelentős mértékű hatással bír.

Automatizált döntéshozatal a HR tevékenység során

A WP 29 Iránymutatás az emberi beavatkozás nélküli e-recruitment folyamatot egyértelműen automatizált döntéshozatalnak minősíti.

Ezen túlmenően véleményünk szerint további HR területen végzett big data elemzések is automatizált döntéshozatalnak minősülhetnek. Így például nagy valószínűséggel automatizált döntéshozatalról beszélhetünk, ha a munkavállalói teljesítmény értékelésének eredményeként a munkavállaló munkaviszonyát felmondják – feltéve, ha valóban emberi beavatkozás nélkül születik meg a felmondásra vonatkozó döntés.

Az automatizált döntéshozatal jogalapja

A GDPR 22. cikke védelmet biztosít az érintett számára az automatizált döntéshozatallal szemben. Az érintettnek joga van arra, hogy ne terjedjen ki rá a kizárólag automatizált adatkezelésen alapuló olyan döntés hatálya, amely rá nézve joghatással járna, vagy hasonlóképpen jelentős mértékben érintené. Bár a GDPR szövegezése alapján nem egyértelmű, a WP 29 Iránymutatás egyértelművé teszi, hogy a GDPR 22. cikke általános tiltást fogalmaz meg.

A GDPR 22. cikke az általános tilalom alól bizony kivételeket is meghatároz. Így automatizált döntéshozatalra lehetőség van, ha a döntés:

• az érintett kifejezett hozzájárulásán alapul, vagy
• az érintett és az adatkezelő közötti szerződés megkötéséhez vagy teljesítéséhez szükséges, vagy
• meghozatalát az adatkezelőre alkalmazandó olyan EU-s vagy tagállami jog teszi lehetővé, amely az érintett jogainak és szabadságainak, valamint jogos érdekeinek védelmét szolgáló megfelelő intézkedéseket is megállapít.

A GDPR szerint, ha az érintett kifejezett hozzájárulását adja, akkor kiterjedhet rá az automatizált döntéshozatal hatálya. Az e-recruitment esetében az érintett (állásra jelentkező) kifejezett hozzájárulása megfelelő jogalapja lehet az automatizált döntéshozatalnak. Felmerül a kérdés, hogy amennyiben a jelentkező a kifejezett hozzájárulásának megadása nélkül bekerül az e-recruitment folyamatba, akkor a munkáltató hivatkozhat-e jogalapként a szerződés megkötésének szükségességére. A WP 29 Iránymutatás szerint a szerződés megkötésének szükségességét mint jogalapot szűken kell értelmezni és csak akkor alkalmazható, ha a magánéletet, személyes adatok védelméhez való jogot kevésbé érintő, sértő megoldás nem létezik az adott cél elérésére. Így levonható az a következtetés, hogy e-recruitment esetében valószínűleg csak a kifejezett hozzájárulás lehet a megfelelő jogalap.

Problémás a helyzet a munkavállalók esetében alkalmazandó automatizált döntéshozatal esetében, mivel a kifejezett hozzájárulás az esetek többségében a fentebb jelzett okokból nem megfelelő választás. A másik két lehetséges jogalap is kevés helyzetben alkalmazható: a jelenleg hatályos HR területen alkalmazandó jogszabályok nem adnak felhatalmazást automatizált döntéshozatalra és azzal is nehéz érveli, hogy a munkaszerződés teljesítéséhez feltétlenül szükséges a munkavállalói hatékonyság, teljesítmény vagy kihasználtság big data elemzése.

Tarján Zoltán, ügyvéd és dr. Laribi Karim ügyvédjelölt
zoltan.tarjan@twobirds.com
Tel.: +36 1 799 2000
Knight Bird & Bird Iroda