FRISSÍTÉS: 2023. május 25-én kihirdetésre került a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény, amely a foglalkoztatókra vonatkozóan új visszaélés-bejelentési kötelezettségeket vezet be rövid felkészülési idő mellett. A törvény a kihirdetését követő 60. napon, azaz 2023. július 24-én lép hatályba, és főszabály szerint a megfelelést eddig az időpontig kell biztosítani. Kivételt képeznek az 50-249 személyt foglalkoztató társaságok, amelyek a belső visszaélés-bejelentési rendszer létrehozására vonatkozó kötelezettséget 2023. december 17-ig kötelesek teljesíteni.

A korábban az Országgyűlés által már elfogadott, de Novák Katalin köztársasági elnök által megfontolásra visszaküldött jogszabályhoz képest változás, hogy a most kihirdetett törvényben nem szerepel a korábbi III. Fejezet, amely az Alaptörvényben foglalt alapvető értékek és jogok védelme érdekében, valamint a magyar életmód megvédéséhez fűződő közérdekre tekintettel tehető bejelentéseket szabályozta volna. Ezen túlmenően nincs változás, így a korábbi bejegyzésünkben foglaltak továbbra is teljes mértékben érvényesek.

Az Országgyűlés 2023. április 11-én fogadta el a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről szóló visszaélés-bejelentési törvényt, mely lényeges új kötelezettségeket vezet be a foglalkoztatók számára. Míg a korábbi szabályozás alapján csak lehetőség volt a foglalkoztatók számára a visszaélés-bejelentési rendszer létrehozása, addig az új törvény értelmében a legalább 50 személyt foglalkoztató vállalkozások kötelesek lesznek, illetve bizonyos speciális tevékenységek esetén a foglalkoztatottak számától függetlenül valamennyi vállalkozás köteles lesz visszaélés-bejelentési rendszert létrehozni. Az alábbiakban összefoglaljuk a legfontosabb tudnivalókat.

1. Új szabályok, új kötelezettségek

Az Európai Unió 2019 őszén fogadta el az uniós jog megsértését bejelentő személyek védelméről szóló 2019/1937/EU irányelvet, melynek fő célja a visszaélések bejelentésének szélesebb körben való lehetővé tétele, valamint a bejelentők számára megfelelő minimum védelmi szint garantálása. Az irányelv szabályait 2021. december 17-ig kellett volna a magyar jogba átültetni, erre némi késéssel most került sor. Az új törvény felváltja a korábbi szabályozást és hatályon kívül helyezi a panaszokról és közérdekű bejelentésekről szóló 2013. évi CLXV. törvényt. Mindazonáltal kimondott jogalkotói cél volt, hogy a törvény, ahol lehetséges a korábbi szabályozás, illetve jogintézmények fenntartásával, illetve azok legszükségesebb korrekciójával biztosítsa az irányelvnek való megfelelést.

Lényeges újdonság, hogy a törvény kihirdetését követő 60. naptól, azaz várhatóan 2023. június végétől az a foglalkoztató, amely legalább 50 személyt foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében foglalkoztat, belső visszaélés-bejelentési rendszert köteles létrehozni.

Továbbá, visszaélés-bejelentési rendszert kell létrehozni a foglalkoztatottak létszámától függetlenül bizonyos szektorokban működő foglalkoztatóknak, így például az olaj- és gázipari tevékenységet folytatóknak, a polgári légi közlekedés egyes foglalkoztatóinak és a pénzmosási törvény hatálya alá tartozó szervezeteknek ideértve a hitelintézeteket, pénzügyi szolgáltatókat, bizalmi vagyonkezelőket, könyvvizsgálókat és a játékkaszinót működtetőket, illetve távszerencsejátékot szervezőket.

A KKV szektornak némi könnyítést jelent, hogy a legalább 50, de legfeljebb 249 személyt foglalkoztató vállalkozások 2023. december 17-ig kötelesek megfelelni az új szabályoknak.

2. Háromlépcsős bejelentési renszer

Az új törvény három lépcsős bejelentési rendszert hoz létre, melynek

• az első lépcsője az ún. belső bejelentési csatorna, amely a jogsértéseknek az adott foglalkoztatón belül történő bejelentését teszi lehetővé;
• a második lépcsője az ún. külső bejelentési csatorna, amely során a bejelentő a jogsértést az állam által kijelölt illetékes nemzeti hatósággal közölheti;
• a harmadik lépcsője pedig a jogsértés nyilvánosságra hozatalát jelenti.

A vállalkozásoknak alapvetően az első lépcső, a belső bejelentési csatorna kialakításával és működtetésével kapcsolatban vannak kötelezettségei, amelyeket az alábbiakban mutatunk be.

A második lépcső, a külső bejelentési csatorna (a törvény fogalomrendszerében „elkülönített visszaélés-bejelentési rendszer”) működtetését a törvény bizonyos kijelölt állami szervek kötelezettségévé teszi. A törvény kijelöli többek között a Magyar Nemzeti Bankot, a Gazdasági Versenyhivatalt, a Közbeszerzési Hatóságot, az Integritás Hatóságot és a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságot, hogy külső bejelentési csatornát hozzanak létre. Ezen túlmenően lehetőség van visszaéléseket bejelenteni az alapvető jogok biztosa által működtetett, már létező elektronikus védett bejelentési rendszerben is. Ezekben a bejelentési rendszerekben is jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekmények vagy mulasztások, illetve bármilyen egyéb visszaélés jelenthető be. Az adott szerv azonban csak a feladat- és hatáskörébe tartozó ügyben járhat el, egyéb esetben a bejelentést a megfelelő szervhez átteszik.

Harmadik lépcsőként, a jogsértés nyilvánosságra hozatalára is lehetőséget ad a jogszabály. Ebben az esetben azonban csak bizonyos feltételek esetén illeti meg védelem a bejelentőt, például, ha a bejelentő korábban bejelentést tett belső bejelentési csatornán, illetve külső bejelentési csatornán is, de az érdemi intézkedést határidőben nem tették meg vagy a bejelentő alapos okkal vélelmezte, hogy fennáll annak a lehetősége, hogy a bejelentés érdemi elintézésére nem kerül sor.

3. Belső visszaélés-bejelentési rendszer alapvető szabályai

A belső visszaélés-bejelentési csatorna létrehozatala tehát számos vállalkozás számára hamarosan nem csak egy lehetőség, hanem kötelezettség lesz. Erre tekintettel lényeges tisztában lenni az alapvető előírásokkal.

Hogyan nézhet ki a gyakorlatban a belső bejelentési csatorna?

Biztosítani kell, hogy írásban vagy szóban (ideértve a személyes találkozót is) lehessen bejelentést tenni, illetve biztosítani kell a bejelentő személyazonosságának bizalmas kezelését, de emellett a szabályozás rugalmas és így a fentiek figyelembevételével lehetőség van különböző gyakorlati megoldásokra, így például online – internetes vagy intranetes – platformok, emailes elérhetőség, telefonos forródrót vagy panaszdobozok alkalmazására.

Ki lehet bejelentő?

A törvény a bejelentők körét tágan határozza meg, így biztosítani kell, hogy a munkavállalókon kívül bejelentést tehessen mindenki, aki kulcsszerepet játszhat a jogsértések feltárásában, ideértve például a volt foglalkoztatottat, a foglalkoztatási jogviszonyt létesíteni készülő személyt, a foglalkoztatóval szerződéses kapcsolatban álló egyéni vállalkozót, a foglalkoztatóval szerződéses kapcsolatban álló vagy állt alvállalkozót, beszállítót, a foglalkoztatónál tevékenységet végző gyakornokot, önkéntest stb.

Ki lehet a bejelentési csatorna működtetője?

A belső visszaélés-bejelentési rendszert a foglalkoztatónál kijelölt pártatlan személy vagy szervezeti egység, illetve bejelentővédelmi ügyvéd vagy más külső szervezet működtetheti. Külső szervezet igénybevétele esetén szigorú összeférhetetlenségi és pártatlansági szabályok alkalmazandóak. Számos elismert külső szolgáltató kínál visszaélés-bejelentési szolgáltatásokat így például a Navex vagy a OneTrust. Természetesen lényeges a külső beszállító kiválasztása előtt tisztázni, hogy a rendszer az irányelv és a magyar törvény előírásainak megfelel-e.

Mit lehet bejelenteni, mely bejelentéseket kötelező elintézni?

A belső visszaélés-bejelentési rendszerben jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményeket vagy mulasztásokat, illetve egyéb visszaélésekre vonatkozó információkat lehet bejelenteni. Lényeges különbség az uniós irányelvhez képest, hogy a törvény szélesebb körben határozza meg az elintézendő bejelentések körét: nem csak az irányelv bonyolult tárgyi hatálya alá tartozó információkra vonatkozó bejelentések, hanem általánosan minden bejelentés megvizsgálását és intézését előírja. Ide tartozhatnak különösen a foglalkoztató belső etikai szabályzatának a megsértésére vonatkozó bejelentések is.

Melyek a bejelentés elintézésének legfontosabb szabályai?

A törvény számos előírást tartalmaz a bejelentések elintézésének folyamatával kapcsolatban. Így például kifejezetten új kötelezettség, hogy a bejelentést a bejelentő felé a bejelentés kézhezvételétől számított 7 napon belül vissza kell igazolni. A kivizsgálási határidő 30 nap, és csak különösen indokolt esetben hosszabbítható meg legfeljebb 3 hónapig. Alapvetően anonim módon is tehető bejelentés, de ezek kivizsgálása mellőzhető. A kivizsgálást követően a szükséges intézkedést meg kell tenni, adott esetben büntetőeljárás indítási kötelezettsége is lehet a foglalkoztatónak. A kivizsgálás eredményéről vagy annak mellőzéséről a bejelentőt tájékoztatni kell. Mindenképpen javasolt a törvény előírásaival összhangban lévő megfelelő belső szabályozást és eljárásrendet kialakítani a bejelentések kivizsgálására vonatkozóan.

Mely információkat kell biztosítania a visszaélés-bejelentési rendszer működtetőjének?

A belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetőjének világos és könnyen hozzáférhető információt kell nyújtania a bejelentési rendszerek működésére és a kapcsolódó eljárásokra vonatkozóan. Lényeges, hogy nem csak a saját belső visszaélés-bejelentési rendszerre vonatkozó információkat kell megadni, hanem valamennyi lehetséges bejelentési csatornára vonatkozó információkat, ideértve a külső bejelentési csatornákat és a nyilvánosságra hozatal lehetőségét is. Számos különböző módon megadhatóak ezek az információk, így például honlapon, tájékoztató email útján stb. A korábbi szabályozás egyik vitatott rendelkezése, miszerint a foglalkoztató honlapján és magyar nyelven kell ezeket az információkat megadni hatályát veszti, mindazonáltal a tájékoztatás érthetőségét és könnyen elérhetőségét biztosítani kell. Mindenképpen javasolt a törvény előírásaival összhangban lévő megfelelő tájékoztatót, illetve belső szabályzatot kidolgozni. Javasolt továbbá biztosítani a visszaélés-bejelentésekhez közvetlenül vagy közvetetten kapcsolódó egyéb eljárásokkal, belső szabályzatokkal való összhangot, így például megvizsgálni a belső etikai szabályzattal (code of conduct), panaszkezelési szabályzattal (grievance policy), illetve fegyelmi szabályzattal (disciplinary policy) való összhangot.

Milyen védelem illeti meg a bejelentőt?

A szabályozás egyik fő célja, hogy a megfelelő szintű védelmet garantálja a bejelentők részére. A védelem többszintű és magában foglalja például a megtorlás tilalmát, bizonyos bejelentő számára kedvező vélelmek és bizonyítási szabályok bevezetését, és a védett titkokra (pl. üzleti titok) vonatkozó korlátozások megsértéséért való felelősség alóli mentességet. Ezek a védelmek csak meghatározott feltételek mellett alkalmazandóak, így elsősorban akkor, ha a bejelentés megtételére jogszerűen került sor.

Milyen adatvédelmi kérdések merülnek fel?

A törvény részletes szabályokat tartalmaz arra vonatkozóan, hogy a bejelentőnek, illetve a bejelentéssel érintettnek a személyes adatai milyen feltételek mellett kezelhetőek. Alapvetően kizárólag a bejelentés kivizsgálásához feltétlen szükséges adatok a bejelentés kivizsgálása céljából kezelhetőek, illetve továbbíthatóak a rendszer külső működtetője részére. A törvény meghatározott feltételek mellett lehetővé teszi az adatok EGT területén kívülre történő továbbítását, illetve szabályozza, hogy a bejelentéssel érintett személy hozzáféréshez való joga korlátozott a bejelentő személyes adatai tekintetében. A speciális előírások mellett természetesen a GDPR szabályait is figyelembe kell venni, így például a megfelelő adatkezelési tájékoztatókat el kell készíteni, illetve a meglévő tájékoztatókat adott esetben módosítani szükséges.

4. Legfontosabb teendők a megfelelés érdekében

Az új visszaélés-bejelentési szabályozással kapcsolatban a foglalkoztatóknak javasolt:

• Felmérni, hogy a törvény által belső visszaélés-bejelentési rendszer létrehozására kötelezettek körébe esnek-e, illetve, hogy a megfelelésre 2 hónap vagy 8 hónap áll-e rendelkezésre.
• Ha van már belső visszaélés-bejelentési rendszer az adott foglalkoztatónál, úgy felmérni, hogy az megfelel-e az új törvény előírásainak, illetve, hogy azon túlmenően annak használata ténylegesen hatékonyan megvalósul-e, a foglalkoztatottak bizalma a rendszerben fennáll-e.
• Ha nincs belső visszaélés-bejelentési rendszer az adott foglalkoztatónál és annak létrehozása kötelező, úgy
  • stratégiai döntést hozni arról, hogy külső vagy belső működtetésű rendszer implementálására kerül-e sor.
  • meghatározni a felelős személyt, személyeket, illetve szervezeti egységet, egységeket, illetve kiválasztani a külső szolgáltatót.
  • kialakítani és technikailag létrehozni a bejelentési csatornát, csatornákat.
  • meghatározni a belső bejelentés kivizsgálási és értékelési folyamatokat, elkészíteni a jogi dokumentációt, ideértve a belső szabályzatokat, illetve tájékoztatókat.
  • a belső folyamatok és szabályozások kialakításánál biztosítani a bejelentések elintézéséhez kapcsolódó HR, jogi és compliance folyamatokkal (pl. fegyelmi eljárások, munkaviszony megszüntetés, kártérítési igények érvényesítése) való összhangot.
  • gondoskodni a rendszer működtetéséért felelős személyek képzéséről.
  • megfelelő kommunikációval és az rendszer iránti nagyfokú elkötelezettség kifejezésével biztosítani, hogy a foglalkoztatottakban kialakuljon a bizalom a visszaélés-bejelentési rendszer működését illetően.

Végezetül feltehető a kérdés, hogy miért érdemes a fenti kötelezettségeket komolyan venni? Azon túl, hogy a foglalkoztatás-felügyeleti hatóság jogosult ellenőrizni a törvénynek való megfelelést, a hatékonyan működő visszaélés-bejelentési rendszerek igazoltan transzparensebb vállalati működést eredményeznek, segítenek csökkenteni a pénzügyi és reputációs kockázatokat, illetve olyan új vállalatirányítási szemléletmódok megvalósítását is elősegítik mint a CSR (Corporate Social Responsibility) vagy ESG (Envirnoment, Social, Governance).

Szerzők: