2024. január 1. napjával – szokásos módon – más jogszabályi módosítások mellett egy tavaly elfogadott, több jogszabályt módosító „bürokráciacsökkentés” szellemében megszületett törvény  rendelkezései szerint megszűnik a munkáltatók azon kötelezettsége, hogy a társadalombiztosítási nyugellátásról szóló 1997. évi LXXXI. törvény 99/A. § alapján a jövedelemről szóló iratokat, jellemzően a munkaszerződést, annak módosításait, illetve bérszámfejtéshez kapcsolódó iratokat megőrizzék az érintett munkavállaló öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő 5 évig. A munkáltatókat terhelő kötelezettség felmenő rendszerben, 2025. január 1-től kerül kivezetésre, így a 2024. december 31-ig keletkező iratokra marad fenn változatlanul.

A megőrzési kötelezettség jövőbeli eltörlését az állami adatbázisok digitalizációja segíti elő: az iratmegőrzési kötelezettség indoka eddig az volt, hogy a különböző munkaügyi és társadalombiztosítási iratok nem elektronikusan készültek és nem volt róluk állami nyilvántartás, ugyanakkor azok megőrzése a munkavállaló későbbi nyugdíjának megállapításához nélkülözhetetlen volt, ami jelentős adminisztratív terhet jelent(ett) a munkáltatók számára. A bérszámfejtés és az elszámolások digitalizálásával már nincs szükség a papír alapú iratok fizikai megőrzésére, a nyugellátás megállapításához szükséges adatokat az állami elektronikus nyilvántartásokban tárolják.

A változás a konkrét megőrzési kötelezettség hiányán túl további aspektusokban is érintheti a munkáltatók adatkezelését: szükségessé válik az érintettek megfelelő tájékoztatása (tipikusan munkavállalók a HR adatkezelési tájékoztatókban) arról, hogy a társadalombiztosítási juttatások számítása/ellenőrzése céljából csak a 2024. december 31-ig keletkezett munkaügyi iratokat kezelheti a munkáltató a fenti igen hosszú határidőig.

A fenti dátum után keletkezett munkaügyi iratoknál már nem lesz ilyen jogszabályon alapuló megőrzési kötelezettség, amelynek helyébe mindig az adott személyes adat megőrzéséhez feltétlenül szükséges legrövidebb megőrzési időt szükséges majd kapcsolni a megfelelő jogalap kiválasztása mellett. A nagyobb HR adatbázissal és adott esetben több száz vagy ezer munkavállalót foglalkoztató munkáltatóknál vagy HR szoftvert fejlesztő vállalatoknál az iratmegőrzési kötelezettség hiányában a munkáltatók az adattörlést is könnyebben automatizálhatják. A fentiekből kifolyólag javasolt a munkáltatók számára az adatkezelési tájékoztatók, adatkezelési nyilvántartások, valamint az adattörlési belső eljárásrendek felülvizsgálata és megfelelő módosítása.

Szerzők:

Kálmán Kinga, Junior Associate, ügyvédjelölt

Sziládi Péter, Consultant, ügyvéd